مقدمة

تلتزم شركة Prosys بحماية خصوصية مستخدمي خدماتها بما يشمل الموقع الإلكتروني prosys-sa.com وتطبيقات سُدد و روتاب، وفق أحكام نظام حماية البيانات الشخصية السعودي (PDPL) واللوائح المعمول بها في المملكة العربية السعودية.
توضح هذه السياسة كيفية جمع واستخدام ومعالجة وتخزين ومشاركة البيانات الشخصية والبيانات المؤسسية.

أولاً: تعريفات

لأغراض هذه السياسة، يقصد بالمصطلحات التالية:

• المستخدم: الفرد أو ممثل الشركة الذي يستخدم الموقع أو أحد التطبيقات.

• العميل: الشركة أو المؤسسة المتعاقدة على خدمات سُدد أو روتاب.

• البيانات الشخصية: كل بيان يؤدي إلى معرفة هوية فرد بشكل مباشر أو غير مباشر.

• البينات الوظيفية: البيانات المتعلقة بموظفي العملاء، التي يتم إدخالها أو معالجتها عبر تطبيق سُدد.

• بيانات المناديب: البيانات المتعلقة بالسائقين أو المناديب الخاصة بالشركات، والمستخدمة من خلال تطبيق روتاب.

• المعالجة: أي عملية تجري على البيانات الشخصية مثل جمعها، تخزينها، استخدامها، مشاركتها، أو حذفها.

ثانياً: أنواع البيانات التي نقوم بجمعها

1. بيانات العملاء (الشركات والمؤسسات)

• بيانات السجل التجاري والكيان القانوني

• بيانات المفوض بالتوقيع

• بيانات الاشتراك وعقود الخدمة

• بيانات الفوترة والدفع

• عدد الموظفين والمناديب بحسب الخدمة

2. البيانات الخاصة بتطبيق سُدد (HR SaaS)

• بيانات الموظفين (اسم، جوال، بريد، رقم وظيفي، مسمى وظيفي)

• بيانات الدوام والحضور والانصراف

• بيانات الرواتب والمزايا والاستحقاقات

• سجلات الإجازات والتقييمات

• ملفات الموظفين والوثائق الرسمية (إن تم رفعها)

• بيانات سجلات النشاط داخل التطبيق (Logs)

تنبيه قانوني:
يقر العميل بأنه المسؤول عن قانونية جمع بيانات موظفيه، وأن Prosys تعالج هذه البيانات نيابة عنه بصفة “معالج بيانات” وفق PDPL.

3. البيانات الخاصة بتطبيق روتاب (إدارة المناديب)

• بيانات المناديب الأساسية (اسم، رقم جوال، رقم مركبة إن وجد)

• بيانات المواقع الجغرافية (اختياري وبموافقة المستخدم)

• سجلات التوصيل والمهام اليومية

• بيانات الصور أو المستندات التي يقوم المندوب برفعها

• تتبع الحالة التشغيلية للمندوب (نشط / غير نشط)

4. البيانات التقنية

• عنوان IP

• نوع الجهاز ونظام التشغيل

• اللغة وإعدادات المتصفح

• بصمة الجهاز

• بيانات الموقع التقريبية

• ملفات تعريف الارتباط (Cookies)

5. البيانات المالية

لا يتم تخزين بيانات بطاقات الدفع داخل أنظمتنا، ويتم معالجتها عبر جهات دفع مرخصة في المملكة.

ثالثاً: أسس المعالجة القانونية للبيانات

تتم معالجة البيانات بناءً على أحد الأسس التالية:

• موافقة صريحة من المستخدم

• تنفيذ العقد المبرم مع العملاء

• الالتزام بالواجبات النظامية

• حماية مصالح قانونية مشروعة

• تحسين جودة الخدمات وتطويرها

• حماية الأمن السيبراني ومنع الاحتيال

رابعاً: الغرض من جمع البيانات واستخدامها

1. استخدام البيانات في تطبيق سُدد

• إدارة عمليات الموارد البشرية للشركات

• تمكين العملاء من إدارة حضور الموظفين

• معالجة الرواتب والاستحقاقات

• إنشاء تقارير الأداء

• تخزين ملفات الموظفين

• تسهيل التواصل بين الإدارة والموظفين

• الامتثال لمتطلبات الجهات الحكومية عند الطلب

2. استخدام البيانات في تطبيق روتاب

• إدارة وتتبع مهام المناديب

• إرسال المهام ومواقع الاستلام والتسليم

• تسجيل إثباتات التسليم

• إعداد تقارير تشغيلية للشركات

• تحسين كفاءة عمليات التوصيل

3. استخدام البيانات في موقع Prosys

• إدارة حساب المستخدم

• تقديم الدعم الفني

• تحسين المحتوى والتجربة

• التشغيل الفني وتحليل الأخطاء والأمان

خامساً: مشاركة البيانات

لا تتم مشاركة البيانات إلا في الحالات التالية:

1. جهات معالجة البيانات (Third-party Processors)

مثل:

• مزودي استضافة الخوادم

• مزودي خدمات الرسائل النصية

• شركات الدفع

• مزودي البريد الإلكتروني

• أنظمة التحليل الأمني

2. جهات حكومية

بحسب القوانين السعودية، عند طلبها رسميًا.

3. داخل Prosys

ضمن حدود الوظيفة والصلاحيات وبروتوكولات الوصول المقيد.

لا يتم بيع أو المتاجرة بالبيانات مطلقاً.

سادساً: تخزين البيانات والاحتفاظ بها

• يتم تخزين البيانات داخل خوادم آمنة داخل المملكة أو مناطق سحابية متوافقة مع أنظمة حماية البيانات.

• يتم الاحتفاظ بالبيانات طوال فترة التعاقد أو الاستخدام.

• بعد إلغاء الاشتراك، يتم الاحتفاظ بها لمدة (6 أشهر – أو المدة التي يطلبها العميل) قبل الحذف النهائي، ما لم يكن هناك التزام نظامي بعدم الحذف.

سابعاً: حماية وأمن البيانات

تطبق Prosys المعايير التالية:

• تشفير البيانات أثناء الإرسال والتخزين

• جدران حماية متعددة الطبقات

• سياسات وصول داخلية مقيدة

• مراقبة أمنية وتنبيهات فورية

• نسخ احتياطية دورية

• اختبارات اختراق دورية

• تسجيل جميع الأنشطة الحساسة (Audit Logs)

ثامناً: حقوق المستخدم وفق نظام PDPL

للمستخدم أو العميل الحق في:

• طلب نسخة من بياناته

• طلب تصحيح بيانات غير دقيقة

• طلب حذف البيانات (إذا لم يتعارض مع نظام أو عقد)

• طلب تقييد المعالجة

• سحب الموافقة

• معرفة آلية معالجة البيانات

• تقديم شكوى للجهة المختصة (الهيئة السعودية للبيانات والذكاء الاصطناعي SDAIA)

يتم استقبال الطلبات عبر:
📧 [email protected]

تاسعاً: نقل البيانات خارج المملكة

كقاعدة عامة:
لا يتم نقل البيانات خارج المملكة إلا بعد استيفاء شروط PDPL، بما في ذلك:

• عدم المساس بالأمن الوطني

• الاستفادة لخدمة العميل

• وجود مستوى حماية مماثل للدولة المنقولة إليها البيانات

• الحصول على الموافقات النظامية اللازمة

عاشراً: الالتزامات القانونية للعملاء (الشركات)

يلتزم العميل بما يلي:

• الحصول على موافقات موظفيه ومناديبه قبل إدخال بياناتهم

• إخطار موظفيه بكيفية استخدام البيانات

• ضمان دقة البيانات المدخلة

• تحمل المسؤولية النظامية عن البيانات التي يقدمها للتطبيقات

• عدم تحميل النظام أي بيانات مخالفة للأنظمة

• عدم إساءة استخدام أي خاصية أو محاولة الوصول غير المشروع

أحد عشر: مسؤولية Prosys

لا تتحمل Prosys أي مسؤولية عن:

• أخطاء الإدخال من العملاء

• إساءة استخدام العملاء للبيانات

• تحميل بيانات مخالفة للأنظمة

• مشاركة العملاء لبيانات حساباتهم مع أطراف أخرى

• أي ضرر ناتج عن سوء استخدام التطبيقات خلافًا لشروط الخدمة

اثنا عشر: التعديلات على السياسة

يحق لـ Prosys تعديل سياسة الخصوصية من وقت لآخر، وسيتم إشعار المستخدمين عند وجود تغيير جوهري.

ثلاثة عشر: بيانات التواصل

شركة Prosys
الموقع: prosys-sa.com
البريد الإلكتروني للدعم: [email protected]